Konggres IKA PTKDK 2003

Written by arpan apandy

Jul 07, 2005 at 11:54 AM

Laporan Pertanggungjawaban Konggres IKA PTKDK I
Laporan pertanggungjawaban mengenai kegiatan yang dilaksanakan selama persiapan sampai dengan pelaksanaan kongres ini disusun berdasarkan kronologis kegiatan dan urutan waktunya. Hal ini dimaksudkan agar pembaca dapat lebih memahami latar belakang kongres.

1 April 2003
Dikeluarkan surat mandat ketua IKASTAN, Ilhamsyah untuk membuat persiapan kongres ikatan alumni. Selain itu juga dikeluarkan mandat untuk pembuatan majalah IKA-STAN. Surat mandat ditujukan kepada Buchori Nahar (STAN 1990), Indra Purwanto (Prodip Anggaran 1989), dan Febra Faturachman (Prodip Bea dan Cukai 1990)

18 April 2003
Rapat persiapan untuk mengundang perwakilan-perwakilan. Ditentukan siapa saja yang akan diundang sebagai penyambung lidah panitia dengan alumni per jurusan atau spesialisasi.

26 April 2003
Rapat para undangan dari STAN, Prodip, IIK, dihadiri oleh para wakil dari spesialisasi akuntansi, pajak, anggaran, bea dan cukai, dan aktuaria untuk membentuk tim kerja persiapan kongres dengan Buchori Nahar dipilih sebagai ketuanya. Ditetapkan target-target dan jadwal kerja, selanjutnya para wakil menetapkan siapa saja yang akan diundang untuk rapat perdana. Jumlah perwakilan rapat ditetapkan delapan orang setiap jurusan

3 Mei 2003
Rapat perdana wakil-wakil dari IKASTAN, IIK, Prodip (Anggaran, Pajak, Bea Cukai, Pegadaian). Tidak dihadiri oleh wakil dari PBB, PPLN, dan Aktuaria. Rapat dipandu oleh Bambang Priyatna, dengan agenda rapat berupa tukar pendapat mengenai kebutuhan wadah ikatan alumni, termasuk menggali sejarah keberadaan STAN dan ikatan alumninya. Dibentuk panitia penyelenggara (Organizing Committe/OC) dipimpin oleh Heliantono dan dibentuk beberapa komisi untuk membuat persiapan bahan sidang komisi, yaitu Komisi A Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dipimpin oleh Syafrie Adnan Baharuddin, Komisi B Program Kerja dipimpin oleh Suyatno Harun, dan Komisi C Tatacara Pemilihan dan Tata Tertib dipimpin oleh Joko Saranta.

10 Mei 2003
Dilaksanakan rapat komisi-komisi, yaitu komisi AD/ART, program kerja, tata tertib dan tata cara pemilihan pengurus. Komisi AD/ART yang dipimpin Syafrie Adnan Baharuddin menghasilkan point-point baru yang intinya pembentukan organisasi baru, bukan peleburan organisasi yang telah ada. Nama ikatan alumni masih dalam bentuk wacana dan usulan. Selanjutnya kongres disepakati untuk diundur menjadi tanggal 29 Juni 2003. Komisi tata tertib sidang yang dipimpin oleh Bambang Priyatna menghasilkan point-point syarat untuk memiliki hak suara dalam kongres dan syarat bakal calon pengurus. Komisi program kerja dipimpin oleh Suyatno Harun. Rapat pleno dipimpin oleh ketua panitia penyelenggara, Heliantono.

24 Mei 2003
Rapat bertujuan untuk memantau hal-hal yang telah dilaksanakan sekaligus meminta masukan kepada peserta rapat perihal pelaksanaan kongres. Rapat membahas draft AD/ART yang sebelumnya telah disiapkan oleh komisi A. Selain itu, rapat juga antara lain membahas usulan siapa yang harus diundang pada tanggal 8 Juni 2003 (sosialisasi) dan tanggal 29 Juni 2003 (kongres). Rapat menerima masukan berupa usulan sebagai berikut:

Pembuatan milis kongres
OC agar melakukan konfirmasi satu persatu mengenai kehadiran peserta.Peserta kongres adalah perwakilan per angkatan dan per spesialisasi. Masing-masing angkatan dan spesialisasi diwakili oleh 3 (tiga) orang.Peserta yang ‘go show’ sebaiknya diterima sebagai undangan.

Permohonan dukungan dari beberapa pejabat
Pertemuan dengan beberapa pejabat secara tatap muka untuk dapat mendukung persiapan dan pelaksanaan kongres telah dilaksanakan, yaitu,

Awal Mei
Sebagai liputan majalah dengan Eddy Abdurrachman, Dirjen Bea Cukai

22 Mei 2003
dengan Noor Fuad, Kepala BPPK

26 Mei 2003
dengan Mulya P. Nasution, Kepala BAKUN

26 Mei 2003
dengan Achmad Rochjadi, Dirjen PLN

27 Mei 2003
dengan Permana Agung, Staff ahli Menteri Keuangan

3 Juni 2003,
dengan Hadi Poernomo, Dirjen Pajak

Seluruh pejabat di atas sangat setuju dan sangat mendukung adanya kegiatan ini, bahkan menawarkan bantuan. Dengan kondisi yang demikian panitia menjadi lebih bersemangat untuk menyelesaikan kongres dengan baik.

2 Juni 2003
Pertemuan dilaksanakan di Muhasyim I no 41,

Agenda, membahas mengenai:
· Bagaimana menanggulangi masalah dana,
· Bagaimana cara memperkirakan jumlah peserta yang akan hadir,
· Bagaimana cara mengundangnya.
· Berapa jumlah mikrofon yang diperlukan
· Siapa yang harus mempersiapkan tape dan kaset
· Siapa yang ditugaskan sebagai perwakilan jurusan
· Bagaimana caranya membuat website untuk kongres
· Tidak ada keputusan, memang, tapi kira-kira ada gambaran tentang situasi yang akan dihadapi

2 Juni 2003
Mengingat waktu pelaksanaan kongres sudah dekat, per tanggal ini beberapa panitia inti sudah berkantor di sekretariat IKASTAN, di purnawaman, sehingga rapat dan diskusi kecil selalu terjadi, dan keputusan-keputusan yang diambil langsung dilaksanakan, tanpa menunggu hal yang sempurna (utopia).

3 Juni 2003
Mulai dilakukan sosialisasi per telepon dengan seluruh daftar alumni yang dimiliki, terutama alumni STIKN dan IIK yang menurut OC (Panitia) hubungan di antara mereka kurang lancar (tidak ada wadah).

8 Juni 2003
Sosialisasi kongres Pertama Ikatan Alumni STIKN, IIK, STAN, dan Prodip Keuangan

Acara sosialisasi ini sekaligus dijadikan sebagai ajang try-out untuk kongres yang sebenarnya nanti. Pada saat sosialisasi ini terdapat beberapa hal yang perlu mendapat perhatian untuk pelaksanaan kongres, antara lain:

1. Belum ada orang yang menangani konsumsi untuk peserta VIP
2. Perkirakan waktu ngaret
3. Perhitungkan tamu yang go-show
4. Perlu diskenariokan, siapa saja calon ketua sidang sementara pleno, dan komisi, sekaligus siapa calon dewan pengurus dan dewan kehormatan
5. Komisi C, belum siap dengan materinya

10 Juni 2003
Pertemuan dengan ketua dan anggota Stapala, di Posko Stapala Gedung G-112 Kampus STAN Bintaro, pukul 18.00 s.d. 21.00 WIB.

Agenda yang dibahas:
1. Perlu tambahan personalia untuk membantu terlaksananya kongres
2. Perlu dibuatkan seragam untuk mendekatkan hubungan batin di antara panitia
3. Menampung masukan dari panitia di lapangan atas sosialisasi tanggal 8 Juni kemarin
4. Rencana pemantauan distribusi majalah dan pemasangan spanduk publikasi
5. Pembahasan website kongres

12 Juni 2003
Ditentukan bahwa ruangan yang akan digunakan adalah tiga ruangan, yaitu:
1. Aula lantai 5, Gedung B ‘Soegito Sastromidjojo’
2. Ruang rapat E-206 ‘Ateng Jogasara’
3. Ruang rapat BPPK, Lantai Dasar Gedung F ‘Ary Murty’

Sebagian majalah telah selesai cetak pada tanggal ini sebanyak 150 eksemplar, termasuk spanduk 10 buah dan poster 220 buah, langsung didistribusikan sesuai dengan rencana, walaupun banyak yang meleset, tapi rencana cadangan telah disiapkan yaitu dengan membebankan tugas kepada yang ada. Selanjutnya beberapa hari ke depan diisi dengan pemantauan dan pendistribusian majalah, undangan melalui faksimile dan melalui undangan yang sebenarnya melalui pos dan kurir mulai dilakukan.

14 Juni 2003
Pertemuan tanggal 14 Juni 2003 dihadiri oleh Wakil Ketua OC (Eko Syah Fitra), Ketua Komisi A (Syafri Adnan Baharuddin), Ketua Komisi B (Suyatno Harun), Ketua Komisi C (Bambang Priyatna). Tidak ada hal-hal mendasar yang diputuskan dalam rapat ini karena semua sudah tercakup pada saat sosialisasi tanggal 8 Juni 2003. Hal yang penting dibahas adalah persiapan-persiapan menjelang hari H dan skenario untuk menghindari terjadinya deadlock. Diputuskan bahwa untuk itu akan dicalonkan beberapa nama untuk menjadi pimpinan sementara sidang pleno, pimpinan sementara sidang komisi A, B, dan C. Nama-nama yang diajukan tidak mengikat, tetapi disarankan untuk dihubungi sebelumnya oleh OC dan ditanyakan kesiapannya untuk menjadi pimpinan sidang.

Pelajaran yang bisa diambil untuk kongres mendatang
1. Seharusnya acara kongres ini dilaksanakan oleh orang yang full time, bukan sambilan, sehingga:

a. File tidak mencari-cari lagi (tidak ada duplikasi)
b. Pekerjaan dapat lebih terpantau
c. Birokrat (sebagian besar peserta) ternyata hanya akan datang kalau diundang dengan undangan dan tertulis, tidak bisa hanya melalui poster atau telepon apalagi SMS, hal ini menambah beban panitia yang hanya kerja sambilan

2. Sebaiknya pekerjaan mencari dana dengan pelaksanaan kongres diberi garis yang jelas, jangan disatukan. Pengalaman kemarin, fungsi sutradara dan produser yang dirangkap membuat beban panitia sangat berat, dan sehingga panitia lupa dengan salah satu tugas utamanya untuk melobi calon pengurus. Hal ini sangat terbantu dengan adanya team yang telah kompak dan solid.

3. Penentuan pimpinan sidang pleno dan sementara memang sebaiknya dilakukan jauh hari sebelumnya, tetapi tetap harus siap dengan plan B, karena ketika hari H, bahkan pada menit terakhir seluruhnya bisa berubah.

4. Menyanyikan lagu Indonesia Raya amat sangat membantu terciptanya suasana yang tertib, mengingat acara ini memang sedikit banyak adalah acara kangen-kangenan yang tiba-tiba harus diubah menjadi acara serius.

5. Selalu siapkan plan B, hal ini membantu untuk dapat tetap fokus pada skenario sekaligus agar tidak diganggu oleh pelaksana di lapangan.

6. Membuat acara kongres yang menarik ternyata sama menantangnya dengan membuat sebuah film yang baik. Musik selama break dan lunch, lighting, sound system, pemilihan aktor dan aktris, gladi kotor dan gladi bersih harus dimasukan dalam agenda dan skenario

Ketua OC Konggres I Ika Ptkdk
Heliantono (Angkatan 81)

Add as favourites (12) |

Quote this article on your site | Views: 778

Be first to comment this article

Last Updated ( Apr 19, 2006 at 12:12 PM )

<Previous		Next>

Back